Son muchos los proveedores de software para eventos que existen, sin embargo, no todos te ofrecerán los servicios que andas buscando.

Por lo cual, para encontrar el mejor proveedor de programas de gestión de eventos tendrás que tener muy claro cuales son tus objetivos y tus necesidades, de esta manera te será más fácil identificar el que mejor se adapte a lo que buscas.

En este post conocerás algunos de los consejos que deberías seguir para elegir mejor a tus proveedores de sistemas de gestión de eventos.

Estos son algunos consejos que debes tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor de software para eventos

Consejo #1 – Comprueba la sectorización del software

A la hora de escoger a tu proveedor de software para eventos debes asegurarte en qué sectores está especializado y comprobar si se adapta al de tu evento. Esto es porque muchos de estos proveedores están enfocados en llevar a cabo un determinado tipo de evento.

Aunque esto no quiere decir que no existan proveedores que sí sean capaces de gestionar diferentes tipos de eventos, ya sean conciertos, congresos, eventos benéficos etc.

Consejo #2 – Los servicios que te ofrecen son los que necesitas

Una vez puedas comprobar la característica anterior, ahora tendrás que ver sí realmente el proveedor de software para gestionar eventos que vas a contratar, realiza los servicios o soluciones que buscas.

De esto último, lo importante es que puedas distinguir entre aquello que la herramienta debe tener y aquello que la herramienta no debe tener según sean tus necesidades o prioridades.

Algunos de los servicios principales pueden ser:

• Gestión de inscripciones o ventas de entradas
• Gestión de comunicaciones o servicios de promoción: es decir, realiza campañas de email marketing, redes sociales…
• Dispone de un soporte técnico o secretaria online.

Consejo #3 – Evalúa la experiencia y reputación del software

Hoy en día el ser humano es cada vez más exigente a la hora de buscar o investigar cualquier cosa que le parezca interesante o que esté pensado en comprar.

Es por eso que las personas siempre sentirán más confianza por aquello que tenga una buena reputación, es decir, un gran reconocimiento en el mercado en el que se desarrolla.

Por lo tanto, uno de los criterios principales que debes considerar a la hora de buscar un proveedor de software de gestión de eventos, es comprobando su portfolio de casos de éxitos, reseñas y valoraciones, sus clientes más comunes etc.

Si pinchas aquí podrás ver todos nuestros casos de éxitos que a lo largo de nuestros años hemos ido desarrollando como proveedores de software.

Consejo #4 – Comprueba que otras herramientas digitales tiene integrada

Algo muy común es estas herramientas para gestionar eventos, es tener integradas algunas otras herramientas digitales que nos permitan simplificar ciertos procesos.

En el caso de Software Congresos tenemos integradas plataformas de videollamadas, para casos de eventos virtuales o híbridos, plataformas de pagos online como PayPal…

Consejo #5 – Disponibilidad de una versión gratuita o demostración de la herramienta

Es otro de las características más importantes porque con este es con el que podrás evaluar realmente si la herramienta cumple con lo que dice, si el servidor técnico a tu disposición responde como es debido y sobre todo que la herramienta se adapte perfectamente al sector o al tipo de evento que pretendes desarrollar.

Si te gustaría saber como funciona la demo de Software Congresos solo tendrías que solicitarnos el acceso rellenando el formulario que aparece en el este link: Quiero solicitar una demo.

Consejo #6 – Que disponga Soporte técnico online e In Situ

Tienes que tener en cuenta que muchos de los servicios que ofrece un proveedor de software requerirán de programación, supervisión y control de un profesional, y que por lo tanto no todos los organizadores sabrán gestionar.

Por ello, el objetivo principal de que un proveedor cuente con este servicio de soporte online o In situ para sus clientes es realizar un mantenimiento correctivo y preventivo de la herramienta, para asegurar su buen funcionamiento en cada etapa del evento.

Consejo #7 – Cumple criterios de privacidad y protección de datos

La seguridad de la información es la base para que un cliente pueda confiar en los servicios de su proveedor sin ningún problema.

Por eso es conveniente asegurarte de que tu proveedor también cuente con adaptación RGPD, ya que ciertos tipos de información que compartirán los asistentes de tu evento deben ser protegidas de cara a agentes externos así también como de cara a los propios usuarios participantes.

Consejo #8 – Herramienta con tecnología innovadora, fácil e intuitiva

Al tratarse de herramientas digitales y teniendo en cuenta los rápidos avances tecnológicos de hoy en día, es importante que el proveedor que vayas a elegir cuente con tecnologías innovadoras, que simplifiquen procesos y hagan de tu evento una gestión mucho más eficiente.

¡Ojo! No siempre el software con las interfaces más modernas, creativas e innovadoras será el más práctico para organizadores y/o participantes.

Para finalizar nos gustaría recordarte que la elección está en tus manos. Una vez hayas encontrado a tu proveedor de software para eventos y haber comprobado que cumple con estas 9 características, teniendo en cuenta que se adapta a tus necesidades, es la hora de probar.